캠퍼스 내 문제가 발생하면, 스마트 위너 토토 2.0으로

한양대 스마트 상황실 2.0이 지난 4월 19일부터 시범 운영을 시작했다. 이전에는 경비실에서 담당했던 학교 보안 업무가 무인 경비 시스템으로 바뀌며 민원 접수 방식에도 변화가 필요한 상황이었다. 서울캠퍼스 관재팀은 변화하는 보안 시스템에 발맞춰 기존에 운영되던 스마트 종합상황실을 개편해 새로운 버전인 스마트 상황실 2.0을 선보였다. 현재는 시범 서비스 기간으로 운영되고 있으며 일부 보완 후 6월경에 정식 오픈할 예정이다.

기존에 운영하던 상황실과의 차이점은 생활형 민원 해결 시스템을 도입했다는 것이다. 보안에는 화재, 실험실 사고 등 위험 관리와 더불어 생활 속 불편함을 해결하는 것도 포함된다. 캠퍼스 공간을 이용하는 학생들과 교직원들의 삶의 질 향상을 위해선 쓰레기, 화장실, 벌레, 교통 문제 등 일상생활에서 발생하는 문제를 해결해줄 교내 기관이 필요했다. 관재팀 원장희 팀장은 “보안 서비스가 고도화되면서 온라인으로 민원 신청을 할 수 있는 상황실이 필요해 스마트 상황실 2.0으로 개편 설립했다”고 설립 취지를 설명했다.

비상벨, 교내 전화 등 기존에 민원을 신청하던 방식은 민원인의 불편함을 야기했다. 스마트 상황실 2.0은 홈페이지를 통해 민원 신청을 받아 민원 신청의 편리성을 높였다. 스마트 상황실 2.0의 가장 큰 특징은 민원의 유형을 두 단계로 나눈 점이다. 첫 번째 단계에서는 사건사고 신고, 출입 보안, 환경 및 방역, 주차 및 도로, 시설 보수, 안전 시설, 요청&신청으로 생활 민원의 유형들을 분류했다. 두 번째 단계에서는 유형별 발생 가능성이 높은 사고의 사례를 나눠 정확하고 신속한 민원 대응을 가능하게 했다.

두 단계를 거쳐 민원 유형을 선택하면 상세정보 입력란이 화면에 생성된다. 사고, 생활 속 불편함이 발생한 건물 이름, 위치, 민원 내용 등을 입력하고 현장 사진을 업로드할 수 있다. 이를 통해 민원 해결 담당자는 민원의 상세한 내용을 알 수 있고 민원인은 상황을 정확히 전달할 수 있어 원하는 대응을 받을 수 있게 된다. 원 팀장은 “안전하고 편리한 환경을 만들고자 ‘주차 및 도로’, ‘안전시설’ 등의 민원 항목을 신설하는 등 민원의 유형을 늘리고 체계적인 해결을 가능하게 하고자 노력했다”고 말했다.

민원 접수가 완료되면 관리 직원은 민원 접수 등록 시간, 해결 소요 시간, 조치 과정에 관한 상세한 내용 등 자세한 기록을 볼 수 있다. 원 팀장은 “민원이 들어오면 상황실의 근무자와 담당 관리자에게 즉시 알람이 가서 빠른 해결이 가능하다”며 “민원인에게 민원 해결 기록, 현황을 보고할 수 있는 기능까지 신설했다”고 답했다. 이러한 민원 데이터를 분석하고 통계내 교내 사건사고 발생률과 해결률에 관한 자료를 수집하고 민원 해결력을 높이고 있다.

스마트 상황실 2.0을 통해 민원을 넣기 위해선 해당 홈페이지에 방문해야 한다. 추후 헤이영 캠퍼스 앱과 카카오톡에서 스마트 상황실 홈페이지를 확인할 수 있는 기능을 추가할 예정이다. 현재는 시범 서비스 운영 기간이지만, 민원 접수를 위한 모든 기능은 정상 작동 중이다. 원 팀장은 “현재는 6월 정식 오픈을 목표로 민원 업무의 이관 작업을 보수하고 있다”며 “이러한 작업이 끝나면 민원 해결을 위한 교내 부서별 업무 소통이 원활해져 적재적소에 인력이 배치될 수 있으리라 예상한다”고 답했다.